Umfassendes Digitalkonzept

Im Kreiskrankenhaus Torgau „Johann Kentmann“ gGmbH gibt es bereits seit dem Jahr 2014 Ansätze, im Bereich der Patientenakten eine Digitallösung zu implementieren. Diese Ansätze wurden 2018/19 wieder aufgegriffen und im Rahmen eines ordnungsgemäßen Bieterverfahrens entschieden.

„Wir haben uns im Vorfeld intensiv über die Angebots- und Anbieterszene informiert“, erinnert sich Anna Sprenger, die als Assistentin der Geschäftsleitung die verschiedenen Digitalisierungsprojekte im Kreiskrankenhaus begleitet und zusammen mit Mirko Dähne, Projektmanager Digitalisierung, steuert. „So ist mir noch sehr gut der Besuch einer Informationsveranstaltung im Klinikum Chemnitz im Gedächtnis, wo wir uns 2019 die dortige Lösung unmittelbar von den Entscheider:innen und Anwender:innen haben zeigen lassen und mit ihnen viele unserer Fragen diskutieren konnten. Die Umsetzung erfolgte durch DMI aus Münster mit der Dienstleistungszentrale in Leisnig hier in Sachsen. Im späteren Auswahlverfahren war DMI mit seinem Gesamtkonzept sowohl wirtschaftlich wie auch auf der Beratungsebene überzeugend und bekam von uns im Frühjahr 2020 den Zuschlag“, erläutert Anna Sprenger und betont: „Für uns war es wichtig, dass nicht nur Papierdaten gescannt und eingelesen werden können, sondern auch, dass elektronisch generierte Daten aus KIS und Subsystemen in das Archiv übernommen und gemeinsam mit den konvertierten, ehemals analogen Daten konsolidiert für den Rückgriff bereitgestellt werden. Da zum Beispiel nicht nur das Patientendatenschutzgesetz uns als Krankenhaus verpflichtet, umfänglich über einen Aufenthalt und die dabei erfolgte Behandlung zu informieren und revisionssicher zu archivieren, ist für uns die Kommunikationsfähigkeit auf digitaler Basis ein entscheidender Faktor. Dabei hat besonders der Datenaustausch mit dem MD in den letzten Jahren an Relevanz gewonnen, wie die aktuellen Vorgaben der eVV zeigen.“

In nur knapp sechs Monaten nach Projektstart war der Go-live geschafft. In regelmäßigen Abstimmungen und Integrationsarbeiten an den Schnittstellen für die Übernahme der Patientenstammdaten zum ClinicCentre von Mesalvo wurde das digitale Zeitalter im Kontext der Patientenakten eingeläutet. „Für unsere Ärztinnen und Ärzte war es von Anfang an wichtig, bei wiederkehrenden Patienten, wenn nötig, auch deren Voraufenthalte online am Bildschirm einsehen zu können“, beschreibt Anna Sprenger den Grundansatz des Modells. „Daher lassen wir in diesen Fällen auch die benötigten Altakten durch DMI digitalisieren, eine Maßnahme, die sehr zur Akzeptanz der Neuausrichtung beigetragen hat.“ Von entscheidender Bedeutung ist im Gesamtprojekt der funktionierende Übernahmefluss von elektronischen Daten aus dem KIS ins neue Digitalarchiv DMI AVP8. „Dabei gilt unser Augenmerk der reibungslosen Anbindung neuer digitaler Dokumente, die den beteiligten Instanzen (KIS und Archiv) bekannt gemacht und über Schnittstellenanpassungen überführt werden müssen“, erklärt Mirko Dähne.

Das Ziel ist es, immer mehr Workflows, die heute noch analoglastig sind, in funktionierende Digitalkonstellationen zu transformieren. Es ist klar, dass dies nicht disruptiv – durch das Umlegen von Schalthebeln – erfolgen kann, sondern nur durch eine intensive Mitnahme der Prozessbeteiligten funktionieren wird. „Da uns die Form des Information Breakfast als Info-Veranstaltung damals in Chemnitz sehr gut gefallen hat, haben wir diese Anregung intern aufgegriffen und abteilungsweise mit den Mitarbeitenden Informationsfrühstücke durchgeführt, bei denen wir ermittelt haben, wo wir durch Digitalisierung effizienter und zielführender werden können. Das hat sich in der Praxis sehr bewährt“, erläutern Anna Sprenger und Mirko Dähne diesen Ansatz. Viele Verfahren und Vorgehensweisen im Zusammenhang mit dem Umgang mit Patientenakten in einem Krankenhaus haben sich über längere Zeiträume etabliert und sind, historisch gewachsen und im Vergleich der einzelnen Disziplinen uneinheitlich. Das ist in Torgau nicht anders als in anderen Häusern. Daher bedarf es sicherlich noch einer Reihe von schmackhaften Informationsfrühstücken, bis hier möglichst einheitliche oder geänderte Abläufe etabliert werden können. Aber Appetit kommt bekanntlicherweise beim Essen, um im Bild zu bleiben. Die Digitalisierung des Aktenhandlings und der Umgang mit solchen Dokumentationen kann durchaus solch ein Appetitanreger sein, wie die Projektverantwortlichen der neuen Digitalstrategie zu berichten wissen. „Die Arbeit mit einer digitalisierten Patientendokumentation funktioniert für den Anwendenden oft am besten, wenn auf zwei Bildschirme zugegriffen werden kann, bei denen auf der einen Seite das Quelldokument – die Akte – geöffnet ist und auf dem anderen Monitor die Anwendungssoftware – die Arztbriefschreibung –  visualisiert ist“, beschreibt Anna Sprenger einen solchen Effekt. „Dabei hat sich in der Praxis herausgestellt, dass, initiiert von der Arbeit mit dem Digitalarchiv, die Bereitschaft besonders der Mediziner:innen , auch andere digital zu gestaltende Aufgaben auf dieser Ebene anzugehen, forciert wurde. Das Digitalarchiv als Zugpferd war für diese Ansätze ein willkommener Nebeneffekt.“

Dr. med. Steffie Wagner, Leiterin des Medizincontrollings, sieht aus ihrer langjährigen Erfahrung im Hause ebenfalls bei vielen Mitarbeitenden eine große Affinität zum Papier, erlebt aber in der Arbeitsorganisation vor allem der jüngeren Mediziner eine wachsende Bereitschaft, verstärkt die Möglichkeiten, die von den digitalen Strukturen angeboten werden, zu nutzen. „Wir haben noch immer parallele Strukturen, in denen zum Beispiel im System erstellte Arztbriefe ausgedruckt, händisch unterschrieben und dann in der Patientenakte abgelegt werden“, beschreibt sie, was in vielen Krankenhäusern charakteristisch für den Transit von eingeübten Strukturen hin zu neuen, digitalen Arbeitsformen ist. Dass der Weg in eine papierärmere Zukunft noch manchen Kilometer zu bewältigen hat, wird auch daran deutlich, dass die Fallakten noch für einen längeren Zeitraum im Original vorgehalten werden, damit nachlaufende Befunde noch hinzugefügt werden können. Da sich allerdings auch in diesem Haus die Anbindung der elektronischen Dokumente stetig weiterentwickelt, wird die Notwendigkeit, auf ausstehende, papierbasierte Befunde zu warten, mit der Zeit entfallen. Dabei wird es nicht zuletzt auch darauf ankommen, extern erstellte Befunde, die heute noch zum Großteil in Papierform von den Laboren, externen Untersuchern und Behandlern übermittelt werden, auch in eine digitale Kommunikation einbeziehen zu können.

Wenn die im Haus für den internen Prozess aufgestellten Vorgaben erfüllt sind, endet der Lebenszyklus der papiergebundenen Akte. „Ausgehend von festgelegten Fristen nach der Rechnungslegung erfolgt die Übergabe der Akten an DMI zur Digitalisierung“, erläutert Melanie Fuchs von der Patientenverwaltung den Vorgang. „Dieser Prozess wird über die Patientenverwaltung, in der der Archivbereich angesiedelt ist, gesteuert. Die für DMI bestimmten Boxen werden von einer Mitarbeiterin befüllt, mit dem elektronischen Lieferschein, auf dem jeder Vorgang dokumentiert ist, versehen und zur Abholung bei DMI angemeldet.“

Die von DMI überwachte Transportlogistik sorgt zuverlässig dafür, dass die Akten zeitnah im DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig eingehen. Dort werden sie registriert. Der Akteneingang bei DMI wird automatisch über die bidirektionale Schnittstelle vom Dienstleistungszentrum an das AVP8 im Krankenhaus bestätigt. Die weiteren Verarbeitungsschritte werden über ein Monitoringsystem überwacht. Jede Akte ist somit jederzeit lokalisierbar. Im Konvertierungskontext werden die einzelnen Belege in den Akten klassifiziert, der notwendigen Belegbindung unterzogen und digital zurückgeliefert. Wurden vor Jahren noch die Patientenakten „lediglich“ einem Scanprozess unterworfen, liegt im DMI heute der Schwerpunkt auf der IHE-konformen Erstellung der Digitalisate und der somit verkehrsfähigen Datenbereitstellung. Dabei kommt der im Ursprung von DMI zwischen 2013 und 2018 entwickelten Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL) eine zentrale Bedeutung zu, da die KDL Teil des MD-Vorgabenkatalogs für die elektronische Übermittlung von abrechnungsrelevanten Patientendokumenten (eVV) ist. Mit den erforderlichen Metadaten versehen, werden die so transformierten ehemals analogen Patientenakten über eine gesicherte VPN-Verbindung wieder an das Krankenhaus rückübermittelt und stehen für die weitere interne und externe Kommunikation zur Verfügung.

Die Anbindung an das LE-Portal ist der Dreh- und Angelpunkt im Daten- und Informationsaustausch mit dem MD. Wo früher oftmals aufwändig kopiert und versendet wurde, wird heute über wenige Klicks am Bildschirm der komplette Vorgang abgewickelt. Für dringende Fälle, in denen ein MD-Abgabetermin ansteht, die reguläre Rückübermittlung der digitalisierten Akte aber noch nicht abgeschlossen ist, wird der benötigte Vorgang über einen Expressweg vorgezogen und für das LE-Portal bereitgestellt. 
„Die Vorgaben seitens MD zur Strukturierung einer Akte für die Nutzung des LE-Portals sind sehr dezidiert, aber besonders mit der darauf ausgerichteten Aktenklassifizierung durch DMI haben wir bislang eine reibungslose Kommunikation erreicht“, bewertet Dr. med. Wagner den erreichten Status. „Darüber hinaus haben wir mit der neuen Systematik eindeutige Nachweise darüber, was wir wann wem übermittelt haben. Das spart uns früher notwendige separate Beweisdokumentationen. Auch macht sich der Wegfall von Kopierarbeiten sehr spürbar positiv bemerkbar. Wir sind mit dem Design unseres Digitalarchivs generell – auch zum Beispiel in möglichen juristischen Auseinandersetzungen –bestens aufgestellt.“ Sicherlich ist auch in Torgau der Weg in die umfänglich digitale Zukunft noch ein längerer, aber mit den eingeleiteten Prozessumstellungen und dem fachspezialisierten Dienstleister an der Seite, so sind sich alle Beteiligten sicher, geht es stetig voran.

„Ganz wichtig ist es uns, die Mitarbeitenden auf diese Reise mitzunehmen und so ein Höchstmaß an Akzeptanz für Neuerungen zu bekommen“, so das einhellige Credo der Verantwortlichen.     

Hier könnte der Anwenderbericht schließen, gäbe es außerhalb der medizinischen Welt nicht noch ein interessantes Digitalprojekt im Verwaltungsbereich des Hauses.

Öffentliche Auftraggeber, also auch Krankenhäuser, sind durch die EU-Richtlinie EN 16931 und deren nationale Umsetzung verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden zu können. Damit will der Gesetzgeber einen weiteren Impuls für die Fortschreibung der Digitalisierung geben und den Weg für eine papierarme Zukunft bereiten.

Für die Leitung des Kreiskrankenhauses Torgau „Johann Kentmann“ gGmbH war es wichtig, auch hier eine Lösung zu installieren, die sich in die Gesamtdigitalisierungsstrategie des Hauses einreiht.

Damit die gesetzlichen Vorgaben realisiert werden können, bedarf es einer IT-Infrastruktur, die es der Administration eines Krankenhauses ermöglicht, elektronische Rechnungen zu empfangen bzw. zu generieren. Neben den rein elektronischen XRechnungen und den klassischen Papierrechnungen erreichen über den E-Mail-Eingang vor allem auch Rechnungen im PDF-Format den Auftraggeber Krankenhaus. 
Damit zukünftig nicht mehrere nebeneinander existierende Workflows – analog und digital – die Arbeit in der Buchhaltung komplizieren, galt es, bei der Umsetzung auch diesen Aspekt zu berücksichtigen.

Das Gesamtpaket wurde in einem Bieterverfahren ausgeschrieben. Mit der Firma xSuite konnte ein erfahrener Anbieter für die Softwareanbindung an die Buchhaltung gefunden werden. Damit aber auch analoge Rechnungsformate über diese Software in den Buchhaltungszyklus einfließen können, bedurfte es eines weiteren Dienstleisters, der nicht nur Belege scannen kann, sondern auch in der Lage ist, gescannte Rechnungen oder Rechnungen im PDF-Format so auszulesen, dass die generierten Metadaten an die xSuite-Software zur Weiterverarbeitung übergeben werden können.

Als Ergebnis des Vergabeverfahrens und nach Sichtung verschiedener Lösungsmodelle wurde deutlich, dass DMI, der marktführende Anbieter im Bereich der Patientenaktendigitalisierung und deren Archivierung, ebenfalls über die erforderliche Expertise für die geforderte Rechnungsverarbeitung verfügt. Auch gab es in diesem Aufgabenfeld seitens DMI bereits gemeinsame Projekte mit der Firma xSuite.

Seit 2020 werden alle Rechnungen, die an das Krankenhaus adressiert sind und nicht dem xRechnungsformat entsprechen, an DMI weitergeleitet, dort eingescannt, anschließend mit KI-unterstützter Software ausgelesen und gemeinsam mit den generierten Metadaten an die Buchhaltungssoftware des Krankenhauses rückübermittelt. Bei Rechnungen im PDF-Format entfällt das initiale Scannen, die nachgelagerten Workflow-Schritte sind identisch.

„Der große Vorteil digitaler Workflows ist unter anderem der unmittelbare Zugriff auf benötigte Dokumente und Unterlagen“, beschreibt Anna Sprenger, die als Assistentin der Geschäftsleitung die verschiedenen Digitalisierungsprojekte im Kreiskrankenhaus begleitet. „In der digitalen Umgebung ist ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff sowohl in der Bearbeitung von Vorgängen wie auch im Informationszugriff möglich. Das führt zu einer gesteigerten Transparenz, verkürzt Freigabeprozesse und gibt uns, besonders in Zeiten enger Personalressourcen, die Chance, flexibler zu reagieren.“ Arbeitsformen wie zum Beispiel Homeoffice werden oft erst durch die digitale Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten möglich. „Dadurch, dass ursprünglich analoge Rechnungsformate im Zuge der Digitalisierung bei DMI inhaltlich ausgelesen und aufbereitet werden, entfallen zuvor notwendige Aufbereitungsaufwände, und unsere Mitarbeitenden können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, was den Gesamtvorgang signifikant verschlankt und beschleunigt hat. Auch die Suche nach bereits abgeschlossenen Rechnungsvorgängen gestaltet sich mit der digitalen Präsenz am Bildschirm schnell und zuverlässig, was besonders dann auffällt, wenn Vorgänge aus der Zeit vor der Digitalisierung benötigt werden“, so Anna Sprenger im vergleichen Blick auf die alte und die neue Welt in der Buchhaltung. „Wir sehen momentan, dass die rein elektronisch generierten XRechnungen genauso wie die klassische Papierrechnung eher die Ausnahmen darstellen und momentan das Gros der Rechnungen als PDF-Anhang einer Mail in unser Haus kommt. Die zukünftig zu erwartenden Anteilsverschiebungen dürften ein interessanter Indikator dafür sein, wie sich die Digitalisierung auch außerhalb der internen Abläufe im Krankenhaus entwickelt.“

Über das Kreiskrankenhaus Torgau „Johann Kentmann“ gGmbH

• 1907: Inbetriebnahme des Stadtkrankenhauses
• Seit 1952 Kreiskrankenhaus
• 1998 Firmierung als Kreiskrankenhaus Torgau „Johann Kentmann“ gGmbH
• Ca. 600 Mitarbeitende
• Anzahl Fallakten per annum: ca. 10.000
• Bettenzahl: 230
• MD-Fälle per annum: ca. 500
• Schwerpunkte in der Patientenversorgung: Innere Medizin, Chirurgie, Frauenheilkunde, Kinder- und Jugendmedizin, Geburtshilfe, Intensivmedizin, Anästhesie, Augenheilkunde, Hals-Nasen-Ohren-Heilkunde, Radiologie, Physiotherapie und Zentrallabor
• KIS: i-solution, ClinicCentre
• Archivsystem: AVP8
• XSuite zur digitalen Eingangsrechungsbearbeitung