Digitale Rechnungseingangsbearbeitung im Klinikum St. Josef
Eine echte Erleichterung für alle Abteilungen – nicht nur für die Buchhaltung
Autor: Mareike Weberink
Veröffentlichung: 13.03.2024
Seit Herbst 2023 setzt das Klinikum St. Josef Schweinfurt neben der Digitalisierung von Patientenakten auch bei der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung auf DMI als Partner. Und das Fazit fällt positiv aus: „Wir sehen eine eindeutige Vereinfachung und Erleichterung im Arbeitsalltag“, erklärt David Döpfner, Gesamtleiter Rechnungswesen. „Und das nicht nur für die Buchhaltung, sondern für alle Abteilungen.“ Daher soll die Zusammenarbeit nun weiter ausgerollt werden.
Am Anfang standen Fragen im Raum. Sowohl, was die technische Umsetzung eines komplett neuen digitalen Workflows bedeuten würde, als auch seitens der Belegschaft, was das Handling im Alltag betrifft. Zu dem Zeitpunkt war DMI in Schweinfurt bereits keine Unbekannte mehr. Denn: Trägerin des Hauses ist die Kongregation der Schwestern des Erlösers, die ebenfalls die Theresienklinik Würzburg verantwortet. Für beide Standorte übernimmt DMI bereits seit 2020 die Digitalisierung der Patientenakten. Nun folgte mit der Rechnungseingangsbearbeitung der nächste Schritt: „Zuerst“, erklärt David Döpfner, „nur für das Haus in Schweinfurt“. Man habe „mit dem größten Posten anfangen wollen“. Nach und nach soll der neue digitale Workflow aber auch auf andere Standorte und auch weitere Bereiche in Verantwortung der Kongregation, wie etwa Kindergärten, ausgeweitet werden.
„Es war das dritte Mal, dass DMI in einem von mir geführten Krankenhaus ein Digitalisierungsprojekt realisiert hat und das dritte Mal, dass alles zu unserer Zufriedenheit umgesetzt wurde.“
Die Entscheidung für DMI begründet Krankenhausdirektor Norbert Jäger mit einem Sprichwort: „Aller guten Dinge sind drei.“ Was er damit meint: „Es war das dritte Mal, dass DMI in einem von mir geführten Krankenhaus ein Digitalisierungsprojekt realisiert hat und das dritte Mal, dass alles zu unserer Zufriedenheit umgesetzt wurde.“ Unter seiner Verantwortung wurde DMI als Partner für die Digitalisierung von Patientenakten in den Helios-Häusern Park-Klinikum Leipzig und Erlenbach/Miltenberg an Bord geholt. Und jetzt eben wieder im Süden der Republik. Warum? „Weil wir bei DMI wissen, dass es einfach professionell läuft.“
Akten revisionssicher vorhalten
Aus den anfänglichen Fragen der Umsetzung und des Handlings wurde schnell eine gute Routine. Seit 2020 kümmert sich DMI mit Mitarbeitenden direkt vor Ort in einer eigens eingerichteten Servicestelle um die Digitalisierung der Patientenakten und scannt die analogen Dokumente ein. Diese werden über das Dokumentenmanagementsystem AVP von DMI verarbeitet, nach KDL-Standards klassifiziert und mit Anbindung an das hauseigene KIS wieder zur Verfügung gestellt. Für die Kommunikation beziehungsweise Abrechnung mit dem Medizinischen Dienst existiert die Anbindung an das LE-Portal. Für die Prozesse der Privatliquidation besteht ebenfalls die notwendige Portal-Anbindung, um Vorgänge über die PVS abzuwickeln.
Zusätzlich erfolgt die revisionssichere Speicherung (DPaaS) von Roh- und Anwendungsdaten sowie der elektronisch erzeugten Dokumentation (eDPaaS) im DMI Secure Data Center. Für Krankenhausdirektor Jäger ein entscheidender Punkt: „Für uns zählt nicht nur die reine Digitalisierung, sondern auch die Archivierung. Auch in einer Zukunft, in der die Anzahl der papiergebundenen Dokumente abnimmt, wird es darum gehen, die elektronischen Daten revisionssicher vorzuhalten.“ Nicht nur aus diesem Grund ist DMI für Jäger ein echter „Partner für die Zukunft“.
Diese Partnerschaft wurde im Herbst 2023 auf eine weitere Säule gestützt: Seitdem übernimmt DMI im Schulterschluss mit xSuite die digitale Rechnungseingangsbearbeitung. Vom neuen digitalen Workflow in der Rechnungseingangsbearbeitung profitieren seither alle Abteilungen, nicht nur die Buchhaltung, wie es der Leiter der Gesamtbuchhaltung David Döpfner formuliert.
Im Prozess werden die gesamten analogen Eingangsrechnungen von der Poststelle an die im Haus installierte DMI Servicestelle übergeben, eingescannt und digital wieder zur Verfügung gestellt. Die Rechnungen werden anschließend im zertifizierten DMI Dienstleistungszentrum in Essen erfasst, EDV-gestützt ausgelesen, manuell überprüft und an den digitalen Workflow xSuite Invoice übertragen. In Essen werden zusätzlich auch die Rechnungen, die als PDF-Anhänge per E-Mail geschickt werden, in den weiteren Verarbeitungsprozess eingeschleust.
Dazu erklärt Axel Riemer, Prokurist Geschäftsentwicklung bei DMI: „Für unseren Kunden nutzen wir hier die DMI Service-Infrastruktur an verschiedenen Betriebsstätten in verschiedenen Bundesländern, datenschutzkonform und sicher. Das Scannen der Rechnungen in der Servicestelle in Schweinfurt (Bayern), die automatische Rechnungserkennung in unserem Dienstleitungszentrum für die „Digitale Verwaltung“ in Essen (NRW) kombiniert mit einer Workflow-Lösung unseres Partners xSuite. Dieses Projekt ist ein schönes Beispiel, die etablierte Organisationsstruktur der Servicestelle für weitere Prozesse wie hier in der Finanzbuchhaltung mitzunutzen.“
„Für unseren Kunden nutzen wir hier die DMI Service-Infrastruktur an verschiedenen Betriebsstätten in verschiedenen Bundesländern, datenschutzkonform und sicher. Das Scannen der Rechnungen in der Servicestelle in Schweinfurt (Bayern), die automatische Rechnungserkennung in unserem Dienstleitungszentrum für die „Digitale Verwaltung“ in Essen (NRW) und das mit einer Workflow-Lösung unseres Partners xSuite. Dieses Projekt ist ein schönes Beispiel, die etablierte Organisationsstruktur der Servicestelle für weitere Prozesse wie hier in der Finanzbuchhaltung mitzunutzen.“
Eine Vielzahl von Möglichkeiten zur schnelleren und komfortableren Bearbeitung der Aufgaben unterstützt die Mitarbeitenden zusätzlich bei ihrer täglichen Arbeit im Rechnungsprüfungsprozess. Dazu gehören Kontierungsvorlagen, E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit den Lieferanten, einfaches Hochladen von Anlagen zum Vorgang, dokumentierte Rückfragemöglichkeiten, Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen oder ein Rechnungseingangsbuch sowie umfangreiche Selektionskriterien. Durch die automatisierte Zuordnung der Bearbeiter:in kann der Prozess entsprechend den Unternehmensrichtlinien gestaltet und im Bedarfsfall flexibel angepasst werden.
Positive Begeisterung springt auf Abteilungen über
Die Archivierung der Rechnungen erfolgt aus dem xSuite-Archiv heraus mit eDPaaS. DMI gewährleistet, dass der gesamte Rechnungseingang tagesaktuell für die elektronische Weiterverarbeitung zur Verfügung steht – zum Beispiel auch für mobile Freigaben. „Unsere positive Begeisterung für den neuen Ablauf ist sehr schnell auf die Abteilungen übergesprungen“, sagt Döpfner. Viele hätten die Umstellung auch bereits erwartet, „weil sie wussten, jetzt fällt Arbeit weg“. Sortieren, Stempeln, Weiterleiten und Ablegen erübrigen sich. „Alle Abteilungen haben einen Profit davon, nicht nur die Buchhaltung.“
Auch die technische Umsetzung verlief reibungslos. Das bestätigt IT-Leiter Michael Eck: Von der ursprünglichen Befürchtung, „zusätzliche Aufgaben auf den Tisch zu bekommen“, ist nichts geblieben: „Der technische Aufwand für mich hat sich sehr in Grenzen gehalten“, und noch konkreter: „Ich hatte fast überhaupt keinen Aufwand.“ Dazu beigetragen habe die gute Koordination im Hintergrund zwischen DMI und xSuite sowie der Support in der Einführungsphase: „Wir hatten einen wöchentlichen Jour fixe, der im Hintergrund so gut koordiniert war, dass der Prozess nicht hängen konnte und keine Fragen offengeblieben sind.“
„Der technische Aufwand für mich hat sich sehr in Grenzen gehalten. Wir hatten einen wöchentlichen Jour fixe in der Einführungsphase mit DMI und xSuite, der im Hintergrund so gut koordiniert war, dass der Prozess nicht hängen konnte und keine Fragen offengeblieben sind.“
Selbsterklärender Workflow – ein dickes Plus
Das unterstreicht auch Ronja Menninger, stellvertretende Gesamtleitung Rechnungswesen: „Die To-dos waren klar, jede*r war zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand.“ Seit der Einführung gestalte sich die Arbeit standortunabhängig und viel flexibler. „Vieles im Workflow von xSuite ist zudem selbsterklärend, was es wirklich einfacher macht.“ Menninger ist mit beiden Standorten, Schweinfurt und Würzburg, betraut, pendelt zwischen den Häusern. „Heute kann es nicht mehr vorkommen, dass ich in Würzburg sitze und es in Schweinfurt stockt, weil eine Rechnung, die benötigt wird, dort liegt und für mich nicht greifbar ist.“ Für Menninger das dicke Plus in der Zusammenarbeit mit DMI und xSuite. Für David Döpfner spielt Transparenz eine große Rolle: „Wir haben jetzt den kompletten Überblick. Die Übersicht über den Rechnungseingang hat sich deutlich verbessert. Rechnungen erreichen nicht mehr zuerst nur einzelne Abteilungen, sondern stehen sofort in der Übersicht zur Verfügung.“ Die Umsetzung war aus seiner Sicht „bestens organisiert“ und sei „vorbildlich gelaufen“. Perspektivisch werden nun weitere Bereiche und Standorte vom neuen digitalen Workflow in Zusammenarbeit mit DMI und xSuite als Partner profitieren. Döpfner: „Es ist eine wirkliche Erleichterung. Durch die Digitalisierung können wir uns intensiver um das Wesentliche kümmern.“
„Wir haben jetzt den kompletten Überblick. Die Übersicht über den Rechnungseingang hat sich deutlich verbessert. Es ist eine wirkliche Erleichterung. Durch die Digitalisierung können wir uns intensiver um das Wesentliche kümmern.“
„Seit der Einführung des neuen digitalen Workflows gestaltet sich die Arbeit standortunabhängig und viel flexibler.“
Auf dem Weg in eine papierlose Zukunft
Ein weiterer Schritt, um die Zukunft digitaler, flexibler und papierloser zu gestalten: „Ich wünsche mir“, sagt Erwin Göbel, Leiter Organisationsentwicklung und Verwaltung, „die Volldigitalisierung für unser Haus. In der Art, dass wir wirklich kein Papier mehr brauchen.“ Der Weg dahin ist noch nicht geschafft, aber: Seit der Zusammenarbeit mit DMI habe die „Papierreduktion massiv gegriffen“, die Akten seien schon sehr dünn. Arbeitsabläufe und Prozesse würden dadurch verschlankt. Dadurch ließen sich „Ressourcen optimal einsetzen“. Und für Göbel ist klar: „Wir möchten mit unseren Tools eine elektronische Patientenakte umsetzen, die den Standards der KDL entspricht und rechts- und revisionssicher vorgehalten wird.“ Dafür sieht er DMI an seiner Seite. Denn die Produkte von und die Zusammenarbeit mit DMI laufen „einfach, nachvollziehbar, stabil“.
„Seit der Zusammenarbeit mit DMI hat die Papierreduktion massiv gegriffen.“
Schlüsselvorteile
im Kontext der Patientendokumentation:
Schlüsselvorteile
im Kontext der Kreditorenbuchhaltung:
Kernelemente der Lösung
Rechnungseingang
Kernelemente der Lösung
Patientenakten
Leistungen von xSuite
Über das Krankenhaus:
Das Krankenhaus St. Josef ist ein modernes Akutkrankenhaus der Grund- und Regelversorgung. In den Haupt- und Belegabteilungen behandeln rund 750 Mitarbeiter*innen jährlich zirka 13.000 Patient*innen stationär sowie cirka 17.000 Patient*innen ambulant. Die Kooperationspartner des medizinischen Kompetenznetzwerks ergänzen das Leistungsangebot. In einer eigenen Berufsfachschule für Krankenpflege werden die Krankenpflegeschüler*innen nach dem Modell der „Generalistischen Pflegeausbildung mit beruflichem Schwerpunkt“ ausgebildet.
Krankenhaus St. Josef
