Krankenhäuser Buchholz und Winsen machen sich fit für die digitale Zukunft

Weniger Papier, bessere Prozesse und gut aufgestellt für die zukünftigen Anforderungen, inklusive elektronische Vorgangsübermittlungs-Vereinbarung (eVV) in der MD-Kommunikation: Die Krankenhäuser Buchholz und Winsen machen sich an zwei Standorten in Niedersachsen mit großen Schritten fit für die digitale Zukunft. Ein wichtiger Baustein: das Portfolio von DMI. Von der digitalen Patientenakte bis zur revisionssicheren Langzeitarchivierung profitieren Medizin und Verwaltung von den neuen, verbesserten Strukturen. Die nächsten Schritte sind schon in Planung.  

„Wir sind damals quasi in der Steinzeit gestartet, zumindest was den Umgang mit den Patientenakten betrifft“, sagt Cornelia Schwan, Leiterin des Medizincontrollings, die den Prozess von Anfang an begleitet hat. Damals, das war 2018. Zwei Fragen hätten die Entscheider*innen in den Häusern am Anfang der digitalen Transformation begleitet: „Wie machen wir uns auf den Weg?“ und „Was können wir umsetzen?“. Im Jahr 2019 entstand der Kontakt zu DMI. Seit der ersten Beratung ist viel passiert. „Das war ein langer Weg“, sagt Schwan rückblickend, denn damals hatten wir zwar das Krankenhausinformationssystem, waren aber ansonsten in der Digitalisierung noch nicht sehr weit.“ Daher stand am Anfang der Zusammenarbeit eine sorgfältige Analyse durch DMI. Darin wurden nicht nur bestehende Prozesse beschrieben und Schwachstellen aufgezeigt, sondern auch Alternativen vorgestellt und konkrete Ziele formuliert, die in den kommenden Jahren erreicht werden sollten. Dazu gehörte etwa die Konsolidierung elektronischer und papierbasierter Dokumentationen, die Reduzierung papiergebundener Dokumente und auch die Schaffung einheitlicher Strukturen, Prozessstraffung und die Optimierung der Qualitätssicherung. Durch die Verschlankung von Prozessen sollten Mitarbeiter*innen entlastet werden. Und nicht zuletzt spielten das Monitoring des Aktenlaufs ab dem Moment der Patientenaufnahme bis hin zur revisionssicheren Langzeitarchivierung samt Unterstützung im Medizincontrolling und bei der Privatliquidation eine wichtige Rolle. Das war der Ausgangspunkt 2019.  

Im Jahr 2020 wurde die gemeinsame Arbeit aufgenommen. Im Archiv lagerten meterweise Papierakten. Ein anderer Teil wurde in den Häusern bereits elektronisch vorgehalten. Es war mitunter ein Fragen, Zusammensuchen und mühsames Finden, bis alle Dokumente etwa für die Abrechnung mit dem Medizinischen Dienst beisammen waren. Das hat sich mittlerweile zum Positiven geändert. Die älteren Patientenakten wurden ins DMI Sicherheitsarchiv übernommen, sodass sich dadurch auch räumlich einiges verändern ließ. „Wir konnten durch die freigewordene Fläche die Lagerkapazität der Apotheke in Winsen erweitern“, erklärt Michael Siebeneicher, seit 2022 Verwaltungsleiter am Standort Buchholz. Die laufend anfallenden Patientenakten werden durch DMI digitalisiert. Seitdem ist das Dokumentenmanagementsystem AVP8 von DMI mit Archiv24-Anbindung an das Leistungserbringer-Portal (LE-Portal) im Einsatz. „Das Archivsystem spielt dabei eine große Rolle für uns“, erklärt Jan Paul, stellvertretender IT-Leiter. „Das macht es für alle Mitarbeiter*innen einfacher“. Es gebe keine Fragen mehr, wo man was findet. Das Archivsystem von DMI stellt sowohl gescannte, also ehemals papierbasierte Dokumente und auch elektronisch generierte Dokumente gemeinsam zur Verfügung. Dadurch haben sich die Abläufe in vielen Bereichen vereinfacht. Lästige und unnötige doppelte Dokumentierungen können somit unterbleiben. Es werden auch keine Akten mehr per Fahrzeug zur Abrechnung zwischen den Standorten Winsen und Buchholz hin und her transportiert. „Es ist doch klar, dass alle Mitarbeiter*innen die Unterlagen vorliegen haben müssen, die sie für ihre Arbeit brauchen, und das ohne langes Suchen“, sagt Siebeneicher. Die Patientenakten werden von DMI im eigenen Dienstleistungszentrum gescannt, aufbereitet und digital wieder zur Verfügung gestellt. Dazu gehört auch die konforme Aufbereitung für die Anforderungen der eVV samt Klassifizierung auf Basis der Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL) und Dokumentenbindung.   

Natürlich gab es am Anfang nicht nur Applaus für das neue System, erklärt Schwan. Die Akzeptanz im Haus sei, wie so oft, wenn neue Technologien und Verfahren eingeführt werden, durchaus unterschiedlich gewesen. Doch man habe den Prozess eng begleitet, sodass der Übergang gemeinsam gemeistert wurde. Und auch die Zusammenarbeit mit DMI habe dazu beigetragen: „Der Support von DMI hat immer kurzfristig reagiert“, betont Siebeneicher: „Das ist heutzutage vielfach keine Selbstverständlichkeit mehr. Und es wurde immer eine gute Lösung gefunden.“ Doch nicht nur intern habe die Digitalisierung zur Verbesserung beigetragen, sie optimiert auch die Servicequalität den Patient*innen gegenüber.  

Die analogen Dokumente aus Winsen und Buchholz gelangen auf mehreren Wegen ins System. Zum einen wird durch DMI gescannt, zum anderen wird auch vor Ort über einen Scan-Client zum AVP digitalisiert. Nach der Initialphase erfolgte schon bald die Leistungserweiterung, um den Anforderungen der eVV entsprechen zu können. Das funktioniert, besonders bei den intern schnell eingescannten Belegen, noch nicht „immer ganz sorgenfrei“, sagt Schwan. Entsprechende Meldungen werden umgehend bearbeitet und korrigiert. Digitale Dokumente laufen etwa über das KIS, über Drag and Drop und auch von Subsystemen ins AVP.  Und noch eine Herausforderung gab es unterwegs: Die gewachsenen, teils stark unterschiedlichen Abläufe an den beiden Standorten: „Wir arbeiten auch daran, die Prozesse an beiden Standorten weitestgehend zu homogenisieren, es bleibt aber in Teilen heterogen“, erklärt Siebeneicher.  

Mittlerweile ist nahezu das komplette Portfolio des Archivar 4.0 von DMI im Einsatz. „Wir sind momentan dabei, weitere Komponenten zu implementieren“, sagt Siebeneicher. Schon jetzt ist klar, dass sich die Papierakten deutlich verschlankt haben. Die Seitenzahlen werden weniger, was sich auf Zeit, Handling und Budget auswirkt. Das stellt auch Schwan fest. Und noch etwas: Waren früher sechs Mitarbeiter*innen im Medizincontrolling mit der Aufbereitung der Unterlagen beschäftigt, sind es heute nur noch zwei. Das schaffte Kapazitäten, die an anderer Stelle eingesetzt werden konnten. Damit wurde ein wichtiges Thema angeschnitten: der Fachkräftemangel. Modernisierte Strukturen können sich auf die Gewinnung neuer Mitarbeiter*innen auswirken und den Alltag vorhandener Arbeitskräfte vereinfachen und angenehmer gestalten. Ein Wettbewerbsvorteil.  

Und was ist mit den eingangs formulierten Zielen? An den allermeisten Punkten ist aus Sicht der Verantwortlichen ein Haken dran. Definiert, umgesetzt, erreicht. Für Buchholz und Winsen ist der Prozess der digitalen Transformation damit allerdings noch nicht beendet. „Wir setzen im Sprint den wichtigen Baustein der Patientenkurve um“, sagt Jan Paul. „Dann werden alle Kurven, alle Digitalwerte und ähnliches direkt digital erfasst.“ Perspektivisch steht das Thema Interoperabilität, Stichwort IOP und Kommunikationsserver, an. „Da sind wir in Gesprächen, stehen aber noch ganz am Anfang“, erklärt Paul. Konkreter geht es da schon in Sachen Personalakten und Rechnungseingang zu. „Ich habe im Jahr 2001 meine Ausbildung gemacht“, blickt Siebeneicher zurück. „Da war die papiergebundene Bearbeitung von Eingangsrechnungen noch okay.“ Heute allerdings ist das nicht mehr der gewünschte, moderne Stand. In der Verwaltung gibt es darüber hinaus noch manche Prozesse, die noch nicht digital seien. Das werde man nun als nächstes angehen. Im Gespräch mit DMI.   

Über das Krankenhaus:

Die Krankenhaus Buchholz und Winsen gemeinnützige GmbH ist mit zwei Partnerkrankenhäusern an zwei Standorten im Landkreis Harburg, Niedersachsen, vertreten. Beide sind akademische Lehrkrankenhäuser. Die Gesellschaft ist einer der größten Arbeitgeber im Landkreis Harburg. Beide Standorte sind Häuser der Akutversorgung und mit 304 Planbetten (Buchholz) beziehungsweise 255 Betten (Winsen) im Niedersächsischen Krankenhausplan verzeichnet. 

Krankenhaus Buchholz und Winsen gemeinnützige GmbH