Die digitale Akte: Blaupause für einen Konzern

Sie bieten medizinische Kompetenz im Großraum Frankfurt am Main: die Asklepios Kliniken Langen-Seligenstadt. Der Standort Langen, ein Haus der Grund- und Regelversorgung, betreut jährlich 15.000 bis 16.000 psychiatrisch und akut Erkrankte stationär und 18.000 bis 19.000 ambulant. Die Leistungen umfassen hier insbesondere Kardiologie mit Fokus auf Ablationen sowie Gastroenterologie, Unfall-, Gefäß- und Allgemeinchirurgie und Geburtshilfe. Als Schwerpunktversorgerin behandelt die Klinik in Seligenstadt ca. 9.000 Patient*innen stationär und rund 10.000 ambulant; der Fokus liegt hier auf Geriatrie mit Innerer Medizin sowie Unfall- und Allgemeinchirurgie. Als Krankenhausinformationssystem (KIS) ist hier, wie in den meisten Asklepios-Kliniken, Orbis in Verwendung.

In beiden Häusern wurden große Archive mit Akten in Papierform vorgehalten. In Langen umfasste der Bestand mehr als zwei Jahre, in Seligenstadt sogar fünf Jahre. Räumlichkeiten und Logistik stellten eine große Herausforderung dar. „Sehr gerne haben daher die Asklepios Kliniken Langen-Seligenstadt die Rolle eines Pilothauses für das konzernweite Projekt des digitalen Archivs übernommen“, erinnert sich Tanja Wissemann, Leiterin Patientenmanagement. Das erarbeitete Konzept und die Erfahrungen aus der Durchführung dienen als Blaupause für den Roll-out über die Häuser des Konzerns.

Der Startschuss fiel 2019. In einer Arbeitsgruppe kamen Vertreter*innen jeder Abteilung aus Langen und Seligenstadt zusammen. Sie legten unter anderem fest, wer welche Rechte im Dokumentenmanagementsystem (DMS) Pegasos erhalten und wie die Definition von Dokumententypen erfolgen sollte. Auch Fragen des Datenschutzes wurden geklärt – mit Rollenberechtigungen und Zugriffsprotokollierung, unter besonderer Berücksichtigung der Psychiatrie. „Wir haben ferner im Kontext des Qualitätsmanagements analysiert, welche Formulare tatsächlich noch in Gebrauch sind, welche sich eliminieren lassen bzw. welche angepasst werden müssen“, so die Patientenmanagerin. Spezielle Anforderungen hatte dabei die Geriatrie.

„Auf dieser Grundlage haben wir einen Musterordner angelegt, der bei DMI zum ‚Lernen‘ der Strukturen diente“, erklärt Gabriele Rupprecht, Verwaltungsmitarbeiterin im Archiv. Von jeder Abteilung wurden Musterakten in Versandboxen gepackt. Diese wurden zur Digitalisierung ins DMI Servicezentrum nach Leisnig geschickt. Im nächsten Schritt meldete DMI fragliche Zuordnungen; in Langen-Seligenstadt wurden die Zuordnungen geprüft, Anpassungen erfolgten. „Dieser Prozess wurde wiederholt, bis das Ergebnis sehr gut passte“, erläutert die Archivarin. Der Initialaufwand erforderte rund sieben Monate – inklusive Beschaffung von PCs und Scannern für das Einbuchen der Akten, Schulungen und Abstimmungen.

Nach der Findungsphase und dem Übergang von der Software AVP zu Pegasos begann der Regelbetrieb. „Heutzutage kommt die Akte ins Archiv; dort wird sie überblicksmäßig geprüft, für den Versand vorbereitet und in verplombten Versandboxen nach Leisnig verschickt“, berichtet Rupprecht. Alle Bestandsakten sind inzwischen digitalisiert. Die Digitalisate werden in das Asklepios-Rechenzentrum in Hamburg übermittelt, von wo aus sie konzernweit verfügbar gemacht werden.

„Wir müssen nicht mehr sortieren – nur grob im Archiv auf Korrektheit und Vollzähligkeit prüfen“, betont die Archivarin. „Während vorher jede Akte nach dem Hausregister sortiert werden musste, ordnet die automatisierte Belegerkennung durch DMI den Dokumententyp laut Klinischer Dokumentenklassenliste (KDL) als Masterliste richtig zu.“

Rupprecht freut sich aus Archivsicht über das Ende des aufwändigen Sortierens und der „Turnschuhlogistik“ beim Suchen nach Akten. „Die Ärzte hängen zwar allgemein sehr am Papier, aber diese Nutzergruppe zeigt inzwischen ebenfalls Akzeptanz!“ Und Wissemann fügt hinzu: „Es ist einfach überzeugend bequem, aus Orbis heraus auf digitale Informationen, etwa zu Wiederkehrern, durch einen Aufruf von Pegasos zuzugreifen.“

Die digitale Akte erfordert auch im MD-Prüffallprozess Gewöhnung. Ärzte und MD-Gutachter*innen erkannten jedoch schon vor der Pandemie die Prozessvorteile digitaler Unterlagen. Laut Wissemann zählt zu den enormen Benefits der heutigen Lösung, dass – etwa in diesem Kontext der MD-Prüffallbearbeitung – „keine Akte mehr fehlt. Früher war dies mitunter der Fall. In Zeiten von Corona können ferner die Kodierer*innen und die DRG-Manager*innen bequem und sicher im Homeoffice arbeiten.“

Gabriele Rupprecht

 Verwaltungsmitarbeiterin im Archiv, Asklepios

Derzeit geschieht die Übermittlung argumentationsstützender Patientenunterlagen an den MD in Hessen über Pegasos. Künftig soll das MD-Tool von Amondis den Versand an das LE-Portal laut eVV bewerkstelligen – unverändert mit Zugriff auf die digitale Akte. „Dieser elektronische Prozess spart enorm Aufwand auf beiden Seiten – und bringt uns unter anderem künftig den Vorteil der Quittierung unserer Übermittlung argumentationsstützender Unterlagen“, lobt die Patientenmanagerin. „Häuser, die ihre Akten noch nicht professionell digitalisieren und im Hinblick auf Dokumententypisierung laut eVV aufbereiten lassen, sollten sich um eine professionelle Lösung bemühen.“

Auch die Patient*innen profitieren von der neuen Lösung, unterstreicht Rupprecht. „Früher ließ sich beispielsweise an Wochenenden nicht auf das Papierarchiv zugreifen – heute stehen notwendige Informationen für Wiederkehrer zeit- und ortsunabhängig auf Knopfdruck zur Verfügung!“

Für die Patientenmanagerin ist klar: Diese IT-Lösung verschlankt Prozesse und sichert Erlöse. „Blaupausen-Entwicklung und -Umsetzung der digitalen Akte – das war eine spannende Zeit für uns“, fasst Wissemann ihre Erfahrungen zusammen. „Wir haben mit unserem Einsatz – ebenso wie die weiteren Pilothäuser – den Weg für enorme Arbeitserleichterungen bereitet.“ Lächelnd fügt sie hinzu: „Und wir sind schon ein Stück weit stolz auf diesen Erfolg.“

„Wir Mitarbeitenden an den Standorten Langen-Seligenstadt freuen uns, im Kontext der Digitalisierung unsere Arbeitszukunft mitgestalten zu können“, erklärt Wissemann. „Nach der erfolgreichen Konzeption und Umsetzung der digitalen Akte engagieren wir uns als Blueprint-Haus nun in Projekten wie der digitalen Pflegedokumentation inklusive digitaler Visite und mit der ePA-Anbindung. Zuverlässige, kompetente Dienstleister wie DMI und NEXUS / MARABU leisten einen wichtigen Beitrag zum Gelingen dieser Vorreiter-Rolle.“

Über Asklepios 

Rund 150 medizinische Einrichtungen in 14 Bundesländern und mehr als zwei Millionen behandelte Patient*innen jährlich machen Asklepios zu einem der führenden Krankenhausbetreiber in Deutschland. In diesem Beitrag stehen die Holding sowie die Häuser in Burglengenfeld und Langen-Seligenstadt im Vordergrund.