Digitalisierung von Patientenakten – unerlässlich für sichere Kommunikation und effiziente Prozesse
Krankenhaus St. Marienwörth, Bad Kreuznach
Autor: Winfried Janssen
Veröffentlichung: 16.10.2022
Jahrzehntelang beherrschte die konventionell geführte Patientenakte die Dokumentationspraxis in den Krankenhäusern. Wenn es darum geht, eingefahrene Prozesse und Gewohnheiten zu ändern, muss es einen guten Grund geben, sich umzuorientieren. Es fällt zwar leichter, die Weichen neu zu stellen, wenn dieser Impuls von extern kommt, aber dennoch ist es wichtig, eine sichere und zukunftsorientierte Alternative zu finden. Im Krankenhaus St. Marienwörth in Bad Kreuznach gab es genau diese Herausforderung.
Erlössicherung goes digital
„Als ich 2016 die Leitung des Medizincontrollings übernommen hatte, basierte vieles sowohl in der internen wie auch in der externen Kommunikation auf analogen, papierbasierten Akten“, beschreibt Dr. med. Astrid Lehr die damaligen Prozesse. Ein volles Zentralarchiv, ein hoher personeller Aufwand beim Zugriff auf Akten, die nach der Patientenentlassung benötigt wurden, hatten allerdings bereits zu ersten Überlegungen und Kontakten hinsichtlich alternativer Lösungen geführt.
Schlüsselvorteile
Leistungen von DMI
Verlinkung (i-solutions, ClinicCentre)
Aus der Not geboren, aber für die Zukunft konzipiert
Ein wesentlicher Anstoß, quasi ein Prozessbeschleuniger, sich von dem analogen Archivierungskonzept abzuwenden, war im Herbst 2016 eine Ad-hoc-Umstellung in der Kommunikation mit dem MDK, dem heutigen MD. Bis dato war das Krankenhaus St. Marienwörth ein Begehungshaus mit wöchentlichen Erörterungsterminen strittiger Abrechnungsfälle vor Ort in den Räumlichkeiten des Medizincontrollings. Mit einer Vorlaufzeit von nur wenigen Wochen änderte der MDK dieses Verfahren hin zur Unterlagenanforderung mit einem reinen Aktenversand.
„Wir hätten dafür mehrere Hundert Akten innerhalb kürzester Zeit für den Versand an den MD kopieren müssen“, benennt Dr. Lehr die damals schier nicht zu bewältigende Aufgabe. Aufbauend auf den bereits bestehenden Kontakten zu DMI wurde eine kurzfristige Lösung erarbeitet.
Die betreffenden Akten wurden an den Dienstleister übergeben und dort je Akte als monolithisches PDF-Dokument gescannt. In diesem Format konnten die Anfragen des MD mit wenigem Aufwand bedient werden. „Das war natürlich ein Provisorium, aber für den Anfang genau die Hilfe, die wir brauchten“, erinnert sich die Medizincontrollerin noch heute an die Aktion.
Mit Plan und Kompass neu konzipiert
In einem nächsten Schritt analysierte DMI den gesamten Aktenlauf von der Patientenaufnahme bis zur finalen Abgabe an das Archiv. Die gestellte Aufgabe lautete: Wo sind Schwächen in den Prozessen und wie kann eine Digitalisierung der Akten optimal implementiert werden?
„Uns kommt zugute, dass DMI als marktführender Dienstleister über ein großes Maß an Erfahrungen aus anderen Projekten im Gesundheitswesen und damit über die notwendigen Kommunikationsdrähte verfügt.“
Wie in vielen Häusern mit ähnlich gelagerten Strukturen wurde im Ergebnis der Analyse deutlich, dass als Basis ein Aktenmanagementtool, wie das im Krankenhausmarkt etablierte AVP von DMI, ein lückenloses Monitoring, von der Patientenaufnahme bis zum Eingang der Akten im Archiv, die für die Sicherstellung des Gesamtprozesses notwendige Transparenz schaffen kann. Im Maßnahmenpaket wurde außerdem empfohlen, die Akten zeitnah nach erfolgter Kodierung zur strukturierten Digitalisierung zu geben.
Die Vorschläge wurden vorgestellt, intern diskutiert und, mit einem detaillierten Projektplan versehen, zur Umsetzung beauftragt.
Nach der Konvertierung, bei der auf Basis der KDL (Klinische Dokumentenklassen-Liste) eine Klassifizierung der einzelnen Dokumente erfolgt, werden seither die Digitalisate online in einer mit den Anwender:innen abgestimmten Registerstruktur an das Krankenhaus zurückgeliefert. Außerdem werden alle in diesem Prozessschritt anfallenden Daten im DMI Rechenzentrum digital langzeitarchiviert.
Nachhaltige Potenziale realisieren
„Wir wollen aber bei diesem Schritt nicht stehen bleiben“, formuliert Dr. Lehr die weiteren Projektkomponenten. „Die ehemals papiergebundene Patientenakte enthält in ihrer Umfänglichkeit in der Regel zwar alle benötigten Informationen, aber wir wollen die elektronischen Dokumente ebenfalls in das Modell der digitalen Langzeitarchivierung integrieren. Auf diese Weise soll die Grundlage geschaffen werden, dass wir in der Dokumentation sukzessive das Papier durch elektronisch generierte Dokumente ersetzen können und mit der so entstehenden konsolidierten Akte, auf die Zukunft gerichtet, immer papierärmer werden.“
Bei der erfolgreichen Integration elektronischer Informationen gilt es, den Datenfluss über sichere Schnittstellen so zu gestalten, dass möglichst viel Automatismus und möglichst wenig händisches Eingreifen notwendig ist. Neben DMI als Archivierungs- und Bereitstellungsspezialist sind hier auch die anderen im Krankenhaus vertretenen Akteure mit ihren Softwarelösungen gefragt, für das Funktionieren des Großen und Ganzen Sorge zu tragen. „Dabei kommt uns zugute, dass DMI als marktführender Dienstleister über ein großes Maß an Erfahrungen aus anderen Projekten im Gesundheitswesen und damit über die notwendigen Kommunikationsdrähte zu den beteiligten Akteuren verfügt“, bewertet die Abteilungsleiterin Medizincontrolling ihre Erfahrung aus der nun schon seit fünf Jahren andauernden Partnerschaft. „Im Nachhinein sind wir sehr froh, dass uns nicht nur damals in einer besonders fordernden Situation geholfen wurde, sondern auch, dass wir uns für einen Dienstleister entschieden haben, der sein Portfolio immer wieder an den Bedarfen der Häuser ausrichtet. So ist es für uns als Krankenhaus z. B. keine abschreckende Verpflichtung, den aktuellen Vorgaben der eVV in der Kommunikation mit dem MD gerecht zu werden, da DMI mit der granularen Dokumentenklassifizierung nach KDL bereits eine zentrale Vorgabe erfüllt hat.“
Ein gutes Konzept bewährt sich in der Praxis
In jedem Projekt kommt es immer mal wieder zu Situationen, die eine besondere Abstimmung und kurzfristige Reaktion notwendig machen. „Mir ist es als Anwender wichtig, dass wenn eine solche Situation eintritt, mein Gegenüber nicht erst auf Vertragsformulierungen schaut, sondern uns pragmatische Lösungen anbietet“, betont Dr. Lehr. „Der Sand, den man manchmal im Getriebe spürt und der, wo Menschen miteinander arbeiten, nie ganz abzustellen ist, war in diesem Projekt niemals wirklich störend. Und das ist gut so. Ich persönlich schätze bei meinen Gesprächspartnern in diesem Projekt die Kompetenz und den Willen weiterzuhelfen.“
„Mit der KDL-basierten Dokumentenklassifizierung in der DMI Dienstleistung sind die eVV-Vorgaben für uns keine abschreckenden Verpflichtungen.“
In der weiteren Entwicklung sieht die erfahrene Abteilungsleiterin noch einige Felder, die es zukünftig zu bestellen gilt. So ist die erweiterte Einbindung der Ambulanzen etwas, was nicht nur eine technische Frage von Schnittstellen etc. ist, sondern eine Umstellung, die in aller Regel unmittelbar in die Arbeitsweisen dieser Bereiche eingreift und damit auf die volle Akzeptanz aller Beteiligten angewiesen ist. Generell sieht sie die intersektorale Kommunikation als eine der zukünftigen Herausforderungen im Gesundheitswesen und damit auch für das eigene Haus. Die bereits heute gelebte enge Verzahnung zwischen dem ambulanten und stationären Bereich, mit der Ansiedlung von Ärztehaus, MVZ und Spezialambulanzen, macht dies deutlich.
„Ziel ist die konsolidierte Patientenakte. Ein Projekt, das wächst und stetig aktualisiert wird und dessen Nutzen sich in den erlösrelevanten Prozessen zeigt. Diesen Weg beschreiten wir gemeinsam – mit Erfolg.“
„Wir haben uns bei unserer damaligen Entscheidung davon leiten lassen, wer uns nicht nur über den singulären Engpass, der infolge der Verfahrensumstellung beim MD entstanden war, hinweghelfen konnte. Wir wollten einen Dienstleister, der uns vor allem auf dem sich abzeichnenden Weg in den Digitalen Wandel begleiten konnte und mit dem zukünftig anstehende Aufgaben zu lösen wären. Dabei hat uns auch die Kenntnis über die von DMI in vielen Häusern erfolgreich umgesetzten Projekte geholfen und geleitet. Auch in der Rückschau sind wir froh, so entschieden zu haben.“
Über das Krankenhaus St. Marienwörth
- Akutkrankenhaus der Grund- und Regelversorgung
- 297 Betten mit 12.550 stationären Aufnahmen, 950 MD Prüfungen im Jahr 2021
- Ca. 25.000 ambulante Patient:innen p.a.
- Träger: Franziskanerbrüder vom Heiligen Kreuz e. V.
- Onkologisches, gastroenterologisches, viszeralchirurgisches und diabetologisches Schwerpunktkrankenhaus
- Akademisches Lehrkrankenhaus der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
- Ärztehaus mit angesiedelten sieben Praxen
- Nierenzentrum in Trägerschaft des KfH Kuratorium für Dialyse und Nierentransplantation e. V.
- Projektausrichtung: Prozessoptimierung und compliancegerechte Kommunikation dank Digitalisierung
